Arquivo XML da NF-e: O que é e quais são os benefícios

Por Karen Henrique

Para iniciarmos, vamos entender o que é NF-e?

NF-e é a nota fiscal eletrônica que surgiu em em torno de 2006, com intuito de tornar as notas mais prática e eficiente, evitando o famoso talão manual.

A NF-e é emitida em qualquer tipo de transação de venda, tem diversas finalidades como:

  • Controle de entrada e saída dos impostos pagos e do faturamento,
  • Comprovante de compra para requisição de garantia
  • Troca ou devolução
  • Documento fiscal para prestação de contas à Receita Federal.

E agora sim de forma simplificada, vem o arquivo XML, que é o formato padrão nacional utilizado para registro das informações referente à NF-e e abertura na versão digital.

Basicamente, o XML é a versão digital da nota fiscal.

O arquivo XML, por sua vez, também deve ser emitido para cada NF-e cadastrada.

O XML não vem com a mercadoria como a DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), porém pode ser enviado pelo fornecedor por e-mail, para download.

VEJA ALGUNS DOS CAMPOS E INFORMAÇÕES PRESENTES QUANDO VOCÊ ABRE UM ARQUIVO XML:

  • Dados da NF-e: modelo, série, número, data de emissão, data de saída/entrada e valor total
  • Emitente: nome e razão social, CNPJ, endereço, inscrição estadual e código do município da ocorrência do fato gerador do ICMS
  • Destinatário: nome e razão social, CNPJ, endereço e inscrição estadual.
  • Informações dos produtos e serviços: descrição, quantidade, unidade comercial e valor
  • Dados relativos ao ICMS: base de cálculo, valor dos produtos, valor do frete, valor do seguro, substituição, PIS, IPI e Cofins
  • Transporte: modalidade de frete, dados do transportador (CNPJ e endereço), informações sobre o veículo (placa e RNTC) e do volume transportado (quantidade, peso líquido e bruto)
  • Cobrança: endereço e forma de pagamento
  • Informações adicionais: fonte de impressão Danfe e informações complementares de interesse do contribuinte.

QUANTO TEMPO GUARDAR O ARQUIVO XML DAS NOTAS FISCAIS:

A legislação determina que o XML da NFe precisa ser armazenado eletronicamente por cinco anos.

O arquivo será necessário caso seja feita a troca do produto comercializado ou quando a Receita Federal exigir em casos de fiscalização, apresentando a nota você evita multas que chegam até 1 mil reais, por parte da Receita. 

IMPORTAÇÃO XML DA NF-e 

Mesmo sendo um tema um tanto difícil de entender, a legalização não pode ser negligenciada.

E em razão da obrigatoriedade de armazenar cada arquivo XML, fica inviável à empresa ingressar no portal nacional da NF-e, digitar a chave de acesso relativa de cada produto para baixar o arquivo e guardar uma cópia eletrônica da nota fiscal.

Existem soluções no mercado que fazem esse trabalho de forma automática e fácil, para você.

A solução que te indico é adquirir um software de gestão, como o Kero Moda.

BENEFÍCIOS DE TER UM SOFTWARE COM A FUNÇÃO – IMPORTAÇÃO DE XML:

  • Reduz o tempo de cadastramento de produtos de 50 a 70%, usando o recurso de importação de XML de nota de compra, no momento de cadastrar produtos de uma NF-e, ele possibilita o cadastramento de todos os produtos de uma só vez, e finaliza gerando a etiqueta com código de barras, tudo de forma bem fácil e prático.
  • Como há risco de informações (próprias de cada empresa) vazarem através de sites não confiáveis, ter um software confiável, irá justamente prezar pela segurança informacional desses dados.
  • Evite a perda de seus documentos fiscais armazenando-os em nuvem. Utilizando o software você terá as notas, sem riscos de perda, lembrando que a importação da nota fiscal XML é fundamental para os sistemas de controle da empresa e seus setores, como financeiro, estoque e etc.

COLOQUE EM PRÁTICA

Adquirir um software para sua loja é a melhor solução, você evitará ter dores de cabeça e perder noites de sono com as notas fiscais. 

Agora que você sabe o que é XML da NF-e, que tal utilizar o Kero Moda para facilitar a emissão de notas na sua loja? 

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